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2019年の水道法改正により導入された、指定給水装置工事事業者の「5年更新制」。それまでは一度指定を受ければ半永久的に有効でしたが、現在では5年ごとの更新手続きが必要となり、設備業者様にとっては定期的に訪れる大きな義務となりました。
「更新のタイミングが近づいているけれど、何を準備すればいいのか分からない」

 

・過去5年間の施工実績の整理
・給水装置工事主任技術者の選任状況や研修受講履歴の確認
・役所に提出するための大量の証明書類の作成

 

日々の現場や申請業務に追われる中で、これらの書類を不備なく揃えて期限内に提出するのは、想像以上の労力がかかります。今回は、この「5年更新制」という業界の大きな波を、慌てずスムーズに乗り切るための社内体制のつくり方を解説します。

 

1. 直前になって慌てる「実績の掘り起こし」という罠

更新手続きで最も時間がかかるのが、「過去の施工実績（申請実績）」の確認と整理です。
「過去5年間に、どの自治体で、どの物件の給水工事を行ったか」を一覧で提出、あるいは確認を求められた際、紙の台帳やバラバラのPCフォルダーからデータを掘り起こすのは至難の業です。

「5年前のあの書類、どこにファイリングしたっけ？」
「当時の担当者が辞めてしまって、どの物件をやったか正確に追えない」

このように、直前になって数日分の労働時間を「書類探し」のためだけに費やしてしまうケースが多発しています。万が一、期限内に更新手続きが完了しなければ、指定が失効し、その自治体での給水工事ができなくなるという致命的な経営リスクに繋がります。

 

2. 「申請くん」の物件管理機能が、更新手続きの強力な味方に

この「5年更新制」の負担を劇的に減らすのが、これまでのコラムでもご紹介した「申請くん」の物件管理データベースです。
「申請くん」を使って日々の申請図面を作成していれば、過去にどの自治体で、いつ、誰の物件を申請したかというデータが自動的にシステム内にすべて蓄積されています。
更新の手続きが必要になった際は、データベースの検索・抽出機能を使うだけで必要な期間の施工実績を一瞬でリスト化することができます。わざわざ倉庫から古いファイルを引っ張り出してきたり、手書きのノートをめくったりする必要は一切ありません。

 

3. 「法令遵守（コンプライアンス）」が、元請けから選ばれる条件に

5年更新制の導入以降、ハウスメーカーや大手ゼネコンなどの元請け業者は下請けである設備業者が「正しく指定を更新しているか」「社内体制が整っているか」を厳しくチェックするようになっています。
日頃から「申請くん」を活用してデータ管理を仕組み化しておくことは、自社の事務負担を減らすだけでなく「いつ監査や更新が来ても、すぐに正確なデータを提出できるクリーンな会社」として、元請けからの信頼を勝ち取る強力なアピールポイントになります。

 

まとめ：定期的な義務だからこそ、仕組みで楽に対応しよう

5年更新制はこれからも定期的にやってくる避けて通れない義務です。そのたびに社内がパニックになるようでは持続可能な経営は望めません。
「申請くん」を導入して日々の業務データを資産として残す社内体制をつくり、業界の激しい変化にも動じない「強い設備会社」へとステップアップしてみませんか？

 

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